Mit unserer Importfunktion kannst du einfach und schnell Kunden und Verträge importieren.⏳
Aktuell kannst du über die Importfunktion per XLSX oder CSV Datei:
Privatkunden anlegen und aktualisieren
Firmenkunden anlegen und aktualisieren
Verträge anlegen und aktualisieren
Du musst hierfür keine bestimmte Vorlage/Aufbau o.ä. nutzen, sondern kannst direkt die gewünschte Datei hochladen.
Es gibt aber ein paar Hinweise, welche du vor dem Import beachten solltest. Den Ablauf erläutern wir hier Schritt für Schritt.
Bitte beachte unbedingt die nachfolgenden Erklärungen und Hinweise. |
Import vorbereiten
Wähle aus, was du importieren möchtest:
Lade die Datei hoch
Bei sehr großen Listen mit mehreren tausenden Einträgen kann das Hochladen ein paar Sekunden dauern
Du kannst eine einzige Liste mit bis zu 10.000 Einträgen hochladen, Listen mit mehr als 10.000 Einträgen kannst du einfach vor dem Import z.B. in zwei Dateien aufteilen
Wenn die Datei hochgeladen ist, siehst du hier eine Vorschau. Wähle per Klick die Kopfzeile in deiner Tabelle aus:
Datenpaare festlegen
Im nächsten Schritt wird automatisch zugewiesen, welche Spalte aus deiner Tabelle in welches Feld in Insurgo übernommen werden soll. Spalten, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten, kannst du hinzufügen und zuweisen:
Klicke am Ende der Auflistung auf Weiter klicken:
💡Praxistipp:
Wenn du eine Kunden-/Vertragsliste aus einem alten System importieren möchtest, gibt es i.d.R. alte System-IDs für die Kunden/Verträge.
Diese alten IDs kannst du in der Tabelle als eigene Spalte mit aufnehmen und importieren. (Feld Alt-Kunden-ID bzw. Alt-Vertrags-ID)
Damit hast du u.a. den Vorteil, jederzeit anhand der Alt-ID Daten einfach zuzuordnen, zu aktualisieren, ergänzen etc.
Werte zuordnen
Nachdem du die Datenpaare festgelegt hast, werden die Werte/Felder angezeigt, für die es in Insurgo definierte Optionen gibt, wie z.B. der Kundenstatus, Anrede, Gesellschaft, Versicherungskategorie etc.
Insurgo versucht, diese Werte automatisch zuzuordnen, du kannst diese Zuordnungen aber auch manuell anpassen:
Klicke nach den Zuordnungen auf Weiter (ggf. runter scrollen).
Aktion wählen ("Was möchtest du machen?")
Auf der nächsten Seite gibst du nun an, welche Aktion du machen möchtest:
Neue Kunden/Verträge anlegen
Bestehende Kunden/Verträge aktualisieren
Beides:
Kunden anlegen und aktualisieren oder
Verträge anlegen und aktualisieren
Erkennungsmerkmale einstellen
Bei allen Optionen kannst du einstellen, ob Insurgo bei dem Import nach ähnlichen/bestehenden Einträgen suchen soll:
Beim Anlegen neuer Daten ist das optional.
Beim Aktualisieren von Daten muss mindestens ein Zuordnungsmerkmal vorhanden sein. Hier empfehlen wir wieder, die alten System-IDs zu nutzen. (siehe Praxistipp Datenpaare festlegen)
So kannst du z.B. einstellen, dass bei Privatkunden bestehende Kunden mit gleichem Namen + Geburtsdatum übersprungen werden.
Nutze die Unschärfe, um auch fast gleiche Daten zu erkennen. So werden z.B. Groß-/Kleinschreibung bei Kundennamen ignoriert.
💡Wichtig:
Die ausgewählten Erkennungsmerkmale werden sowohl auf die in Insurgo bereits angelegten Kunden angewendet als auch auf die zu importierende Liste. Wenn also in deiner Kundenliste Dubletten vorhanden sind, kannst du diese direkt mit überspringen lassen.
Beispiel: In deiner Liste steht zweimal Max Mustermann
- mit identischem Geburtsdatum
- aber mit unterschiedlichen Adressen
Wenn du als Erkennungsmerkmal Vorname + Nachname + Geburtsdatum wählst, wird Max Mustermann nur einmal als Kunde angelegt.
Mindestvoraussetzungen für Kunden-Import
Stelle sicher, dass für deine gewünschte Aktion die Mindestanforderung an deine Liste erfüllt ist:
Aktion | Pflichtfelder (= je Pflichtfeld eine separate Spalte in der Liste) |
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| Mindestens eines dieser Zuordnungsmerkmale muss vorhanden sein:
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| Mindestens eines dieser Zuordnungsmerkmale muss vorhanden sein:
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Besonderheiten beim Vertragsimport werden hier erläutert.
Überprüfung und Import
Im letzten Schritt kannst du nochmal die Tabelle vor dem Import überprüfen, wie z.B. die Anzahl der Kundeneinträge, einzelne Kunden abwählen o.ä.
Wenn du mit der Überprüfung fertig bist, startet der Import, sobald du auf Weiter klickst (ggf. runter scrollen):
Nach wenigen Sekunden (je nach Anzahl der Einträge) ist der Import fertig und du siehst das Ergebnis:
Hinzugefügt (= Kunde/Vertrag angelegt)
Übersprungen (z.B. den Kunden gibt es schon o. keine neuen Daten)
Kein Import möglich (z.B. falsches Email-Format, Kunde nicht gefunden)
Aktualisiert (z.B. neue Daten zu bestehenden Kunden importiert)
Einträge, die nicht importiert werden konnten, kannst du direkt im Anschluss als Liste exportieren.
💡 Tipp: Diese Fehlerliste kannst du direkt wieder hochladen und z.B. die Spalte mit falschen Mailadressen beim Festlegen der Datenpaare einfach weg lassen. 😉
Besonderheiten beim Vertragsimport
Zuordnen von Verträgen zu Kunden
💡 Beim Importieren von neuen Verträgen gilt, dass es immer zu dem anzulegenden Vertrag einen bereits angelegten Kunden in Insurgo geben muss.
Das heißt, Verträge, die beim Import keinem Kunden zugeordnet werden können, werden nicht angelegt!
Beim Aktualisieren von bestehenden Verträgen reicht die Zuordnung zu Verträgen.
Diese Voraussetzung für neue Verträge impliziert bereits, dass in deiner Vertragsliste mindestens eine Spalte enthalten sein muss, mit der man die Verträge den Kunden zuordnen kann.
Du kannst folgende Datenfelder für die Zuordnung nutzen:
zu Privatkunden
Kunden-ID
Alt-Kunden-ID
Vorname (separate Spalte, nicht Vor- und Nachname in einer Spalte!)
Nachname (separate Spalte, nicht Vor- und Nachname in einer Spalte!)
Geburtsdatum
E-Mail
PLZ
zu Firmenkunden
Kunden-ID
Alt-Kunden-ID
Firmenname
Umsatzsteuernummer
E-Mail
PLZ
Weitere Voraussetzungen
Stelle sicher, dass für deine gewünschte Aktion die Mindestanforderung an deine Liste erfüllt ist:
Aktion | Pflichtfelder (= je Pflichtfeld eine separate Spalte in der Liste) |
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| Mindestens eines dieser Zuordnungsmerkmale muss vorhanden sein:
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Weitere Besonderheiten
Formatierungsempfehlungen
Feld in Insurgo | Formatierung in Liste |
PLZ | Text (wichtig) |
Hausnummer | Text (wichtig) |
Prüfen, ob korrekte Schreibweise:
| |
Datumsfelder (z.B. Geburtsdatum, Beginn/Ablauf) | Datum |
Telefon/Handy/Fax | Text |
Vertragsnummer | Text |
Brutto/Netto | Währung |
Standardwerte
Bei folgenden Kunden-/Vertragsfeldern wird ein Standardwert eingetragen, wenn keine anderen Daten vorliegen:
Feld in Insurgo | Standardwert |
Status (Kunde) | Aktiv |
Status (Vertrag) | Start |
Archivierungsstatus | Aktiv |
Zahlweise | Monatlich |
Anwendungsbeispiele zur Importfunktion
Du möchtest zu bestehenden Verträgen Tags nachimportieren. Bereite dazu einfach eine Liste mit den gewünschten Tags und mind. einem Zuordnungsmerkmal vor (z.B. Vertrags-ID). Weitere Spalten sind nicht notwendig.
Du möchtest zu bestehenden Kunden Kundenverantwortliche nachimportieren. Bereite dazu einfach eine Liste mit den gewünschten Kundenverantwortlichen und mind. einem Zuordnungsmerkmal vor (z.B. Kunden-ID). Weitere Spalten sind nicht notwendig.
Diese Logik lässt sich auch auf weitere Datenfelder anwenden.
Importieren von Kunden/-Vertragsverantwortlichen
Wenn du Kunden/-Vertragsverantwortlichen importieren möchtest, muss in der Liste immer die genaue Insurgo-E-Mail des Nutzers angegeben werden. Nur so ist eine eindeutige Zuordnung möglich.
Bitte lege daher vor dem Import alle Benutzer (auch Tippgeber!) in deiner Insurgo Administration an und aktiviere diese.
Mehrere Bankverbindungen nachimportieren
Du kannst z.B. in einer Liste auch zu einer Kunden-ID mehrere Bankverbindungen untereinander stehen haben, also z.B.
Kunden-ID | IBAN |
312 | DE11 3123 7667 9898 1212 00 |
312 | DE11 3123 6565 9898 1212 12 |
312 | DE11 3123 7667 9898 7788 45 |
Du kannst diese Liste direkt hochladen, IBAN wird autom. zugewiesen. Alle drei IBAN werden beim Kunden angelegt (zusätzlich zu den ggf. bereits bestehenden Bankverbindungen).
Löschen von Daten
Das Löschen ganzer Kunden, Verträge oder entfernen aus bereits importierten Datenfeldern ist über die Importfunktion nicht möglich.