Mit Insurgo kannst Du einen Vertrag mit allen zugehörigen Dokumenten und Unterlagen bequem und mit wenigen Klicks direkt per E-Mail versenden.
💡 Hinweis: Falls noch nicht geschehen, solltest du vorher den Postausgangs-Server (SMTP) eingerichtet haben. Falls Du Zeit sparen willst, kann es außerdem sinnvoll sein, die E-Mail-Vorlagen vorab einzurichten.
Öffne zunächst den Menüpunkt Verträge
Wähle per Checkbox den zu versendenden Vertrag aus. (oder mehrere)
Klicke auf das E-Mail-Symbol
Es öffnet sich ein neues Fenster zum Verfassen der E-Mail.
Standardangaben
Wie bei jeder anderen E-Mail auch, gibst Du zunächst den Empfänger, Betreff und ggf. CC/BCC an.
E-Mail schreiben
Im Textfeld kannst Du nun deine E-Mail formulieren. Hierbei bietet Insurgo Dir einige Möglichkeiten, die Deine Arbeit vereinfachen:
Platzhalter  | Mit Platzhaltern können häufig verwendete dynamische Variablen (z.B. Anrede eines Kunden, Vertragsnummer, Adresse der Gesellschaft) in die E-Mail eingefügt werden. |
Textbausteine  | Textbausteine sind eigens von Dir erstelle Textsnippets (z.B. Deine Signatur). |
Vorlagen  | Vorlagen sind Templates, mit denen du ganze E-Mails einfügen kannst. So musst du bestimmte E-Mails nicht immer wieder von Grund auf neu schreiben- |
Vertragsstatus ändern
Wenn der Vertragsstatus sich mit dem Versand der E-Mail ändern soll, kannst Du das Feld Vertragsstatus ändern? anklicken und im Dropdown "Status" den neuen Status auswählen.
(Wenn Du bestimmte E-Mails immer wieder versenden musst, empfehlen wir die Verwendung von E-Mail-Vorlagen. Auch hier kann die automatische Änderung des Vertragsstatus eingestellt werden.)
Vertragsdokumente
Die zugehörigen Vertragsdokumente, die der E-Mail angehängt werden, erscheinen unter dem Textfenster.
Mit der "Durchsuchen"-Funktion kannst Du weitere Dokumente finden und hinzufügen. Du kannst sie auch einfach per Drag&Drop in den Bereich ziehen.
Weitere Einstellungen und Features
Des weiteren kannst du über das Disketten-Symbol oben rechts eine E-Mail als Entwurf speichern. Sie wird dann das nächste Mal angezeigt, wenn du die E-Mail Funktion öffnest.
Falls die E-Mail Nacharbeit erfordert, kannst du auch direkt aus dem E-Mail Fenster heraus eine Aufgabe erstellen, sodass du später keine wichtigen Details vergisst.