Mit Insurgo kannst du einen Vertrag mit allen zugehörigen Dokumenten und Unterlagen bequem und mit wenigen Klicks direkt per E-Mail versenden.
💡 Hinweis: Falls noch nicht geschehen, solltest du vorher den Postausgangs-Server (SMTP) eingerichtet haben. Falls du Zeit sparen willst, kann es außerdem sinnvoll sein, die E-Mail-Vorlagen vorab einzurichten.
Öffne den jeweiligen Vertrag über das Kundenprofil oder alternativ die Vertragsübersicht.
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü und klicke hier auf das E-Mail-Symbol.
Es öffnet sich ein neues Fenster zum Verfassen der E-Mail.
Standardangaben
Wie bei jeder anderen E-Mail auch, gibst du zunächst den Empfänger, Betreff und ggf. CC/BCC an.
E-Mail schreiben
Im Textfeld kannst du nun deine E-Mail formulieren. Hierbei bietet Insurgo dir einige Möglichkeiten, die deine Arbeit vereinfachen:
Platzhalter
 | Mit Platzhaltern können häufig verwendete dynamische Variablen (z.B. Anrede eines Kunden, Vertragsnummer, Adresse der Gesellschaft) in die E-Mail eingefügt werden. |
Textbausteine
 | Textbausteine sind eigens von dir erstelle Textsnippets (z.B. Deine Signatur). |
Vorlagen
 | Vorlagen sind Templates, mit denen du ganze E-Mails einfügen kannst. So musst du bestimmte E-Mails nicht immer wieder von Grund auf neu schreiben- |
Vertragsstatus ändern
Wenn der Vertragsstatus sich mit dem Versand der E-Mail ändern soll, kannst Du das Feld Vertragsstatus ändern? anklicken und im Dropdown "Status" den neuen Status auswählen.
(Wenn du bestimmte E-Mails immer wieder versenden musst, empfehlen wir die Verwendung von E-Mail-Vorlagen. Auch hier kann die automatische Änderung des Vertragsstatus eingestellt werden.)
Vertragsdokumente
Die zugehörigen Vertragsdokumente, die der E-Mail angehängt werden, erscheinen unter dem Textfenster.
Mit der "Durchsuchen"-Funktion kannst du weitere Dokumente finden und hinzufügen. Du kannst sie auch einfach per Drag & Drop in den Bereich ziehen.
Entwurf speichern
Wenn du eine E-Mail nicht sofort versenden möchtest, kannst du sie einfach als Entwurf speichern. Klicke dazu im E-Mail-Fenster oben rechts auf das Disketten-Symbol 💾.
Um deine gespeicherten Entwürfe aufzurufen, öffne erneut das E-Mail-Fenster, egal ob über einen Kunden, Vertrag oder Schaden, und scrolle ganz nach unten.
Im Bereich „Entwürfe“ findest du alle gespeicherten E-Mails, unabhängig davon, für welchen Kunden oder Vorgang sie erstellt wurden.
Du kannst einen Entwurf per Klick öffnen, oder alternativ über das Drei-Punkte-Menü bearbeiten oder löschen.
Aufgabe aus E-Mail erstellen
Falls die E-Mail Nacharbeit erfordert, kannst du auch direkt aus dem E-Mail Fenster heraus eine Aufgabe erstellen, sodass du später keine wichtigen Details vergisst.
