Aus Insurgo heraus kannst du E-Mails versenden und Briefe erstellen. Um dabei möglichst effizient zu arbeiten, bietet Insurgo dir die Möglichkeit, Textbausteine (z.B. für deine Signatur) und Vorlagen (z.B. für häufig verwendete Vorgänge) zu erstellen.
Die Einstellungen dazu findest du, wenn du oben rechts auf dein Profilbild > Mein Konto > Vorlagen klickst. Dir stehen jetzt 5 Reiter zur Verfügung, die in diesem Artikel genau erklärt werden:
A) Textbausteine
B) E-Mail-Vorlagen
C) PDF-Vorlagen (für Briefe)
D) Chat-Vorlagen
E) Insurgo Sign Vorlagen
💡 Tipp: Lege zuerst die Textbausteine an, bevor du dich den Vorlagen widmest. So kannst du die Textbausteine später direkt in die Vorlagen einbinden.
A) Textbausteine
Mit Hilfe von Textbausteinen kannst du dir oft genutzte Abschnitte/ Sätze hinterlegen, damit diese nicht immer neu geschrieben werden müssen.
Zum Beispiel die Signatur für E-Mails oder einzelne Absätze/Textpassagen, um diese beim Schreiben von E-Mails miteinander kombinieren zu können.
Klicke auf Textbausteine und zum Erstellen auf das +-Symbol.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du nun einen beliebigen Text eingeben kannst, der dir nach dem Speichern als Textbaustein zur Verfügung steht. Diesen Textbaustein kannst du dann in deine E-Mails und Briefe (und deren Vorlagen) einfügen.
Gib neben dem eigentlichen Text außerdem an, ob der Textbaustein allen Benutzern in deinem Unternehmen zur Verfügung stehen soll und vergib einen Namen ("Bezeichnung") für den Textbaustein. Klicke abschließend auf Speichern.
Für das Erstellen einer Signatur gibt es einen eigenen Hilfeartikel.
💡 Tipp: Du kannst dir zur besseren Übersicht auch lediglich deine selbst erstellten Textbausteine und Vorlagen anzeigen lassen:
B) E-Mail-Vorlagen
Klicke auf den Reiter E-Mail-Vorlagen und erstelle eine Vorlage über das +-Symbol.
Vergib eine individuelle Bezeichnung (z.B. Adressänderung an Gesellschaft), wähle den Empfänger, sowie ggfs. CC und BCC Empfänger aus. Die Vorlagen "An Kunden" und "An Versicherer" berücksichtigen die entsprechend hinterlegte Email Adresse:
Bei Kunden wird standardmäßig die erste Mailadresse verwendet.
Bei Gesellschaften wird die Haupt-Mailadresse (A) verwendet. Wenn eine alternative Kontakt-Mailadresse (B) bei der Gesellschaft hinterlegt wurde, wird diese stattdessen eingesetzt:
Im Betreff kannst Du Platzhalter nutzen, damit automatisch beim Versand die Daten des Kunden, Vertrages, etc. eingefügt werden. Diese findest Du beim Klick auf das Fragezeichen:
Beispiel
Adressänderung Vertragsnr.: ==VERTRAG.NUMMER== – Kunde: ==KUNDE.VORNAME== ==KUNDE.NACHNAME==
Beim Versand würde das so aussehen:
Adressänderung Vertragsnr.: 12345678 – Kunde: Max Muster
Beim Schreiben des Inhalts sind auch Platzhalter verfügbar. Diese sind getrennt sortiert nach Mitarbeiter, Kunde, Vertrag, Risiko und Schaden.
Ganz rechts hat man Zugriff Textbausteine, wie Signatur o.ä.
Formuliere deinen Text mit Platzhaltern (hier Beispiel Adressänderung).
Aufgaben erstellen
Zusätzlich bieten wir die Option mit dem Versand der E-Mail aus einer Vorlage automatisch eine Aufgabe erstellen zulassen.
Nutze auch hier ggfs. den Platzhalter, für wann die Aufgabe erstellt werden soll (siehe Fragezeichen-Symbol).
Vertragsstatus ändern
Analog zum Erstellen von Aufgaben bietet Insurgo Dir die Möglichkeit, beim Verwenden einer E-Mail-Vorlage automatisch den Status eines Vertrages zu ändern. Erstellst Du beispielsweise eine E-Mail-Vorlage für eine Kündigung, soll der Status des Vertrages nach dem Versenden dieser E-Mail wahrscheinlich auf "Gekündigt" stehen. Das kannst Du hier einstellen:
C) PDF-Vorlagen
Klicke auf den Reiter PDF-Vorlagen und dann auf das +-Symbol, um eine neue Vorlage zu erstellen. Vergib eine Bezeichnung und klicke auf Speichern.
PDF-Vorlagen funktionieren grundsätzlich so wie die oben erklärten E-Mail-Vorlagen. Der Unterschied ist, dass hier Vorlagen für PDFs (für Briefe) erstellt werden.
Aus diesem Grund gibt es für die PDF-Vorlagen einen erweiterten Layout-Editor. Mit diesem kannst Du folgende Felder deiner PDF-Vorlage bearbeiten:
Kundenanschrift
Betreff des Briefes
Inhalt des Briefes
💡 Tipp: Orientiere dich am Vorschau-Fenster auf der rechten Seite – so wird der Brief am Ende aussehen.
❗️ Hinweis:
Die Unternehmens-Anschrift, das Logo und die Fußzeile kann man hier nicht bearbeiten. Diese Felder werden vom Administrator des Kontos festgelegt.
Bitte den Administrator eures Insurgo-Kontos eventuelle Änderungen unter Administration > PDF-Layout vorzunehmen.
Eine ausgefüllte PDF-Vorlage (bei der auch Textbausteine eingefügt wurden) könnte zum Beispiel so aussehen:
D) Chat-Vorlagen
Die Chat-Vorlagen lassen sich sowohl im Chat der Kunden-App als auch in WhatsApp verwenden. Sie funktionieren ähnlich wie die E-Mail-Vorlagen, mit dem Unterschied, dass es hierbei keine Betreff- oder Empfängerfelder gibt und die Auswahl an möglichen Variablen kleiner ist.
Kunden-App
Um die Chat-Vorlagen im Chat der Kunden-App zu verwenden, öffne den jeweiligen Chat in Insurgo:
Klicke unten rechts auf das Vorlagen-Symbol (kleiner Pfeil nach unten).
Wähle die passende Chat-Vorlage aus der Liste aus.
Der Text wird automatisch in das Eingabefeld übernommen. Du kannst ihn bei Bedarf noch anpassen.
Klicke auf „Senden“, um die Nachricht zu verschicken.
Um Chat-Vorlagen für WhatsApp zu benutzen, öffne einen Kunden, klicke dort auf das 3-Punkte-Menü und wähle dann beim Punkt WhatsApp eine Vorlage aus (Du kannst auch "keine Vorlage" auswählen).
Anschließend öffnet sich der WhatsApp-Chat beim entsprechenden Kunden mit der vorgefertigten Nachricht.
Es ist zu empfehlen, Handynummern im internationalen Format (also mit +49 statt 0 am Anfang) bei Insurgo zu speichern. Ansonsten kann es vorkommen, dass WhatsApp die Nummer nicht erkennt.
💡 Tipp: Um Klicks zu sparen, empfehlen wir die Verwendung der Desktop-Version von WhatsApp.
E) Insurgo Sign Vorlagen
Wenn du das gleiche Dokument immer wieder an Kunden versenden musst, kannst du auch Vorlagen für Insurgo Sign erstellen.
Öffne dazu den Vorlagenbereich (Mein Konto > Vorlagen > Insurgo Sign Vorlagen), klicke auf das + unten rechts und lade die PDF-Datei hoch, die du als Vorlage benutzen willst.
Wie auch bei anderen Vorlagen, kannst du hier (1) einstellen, ob andere Benutzer die Vorlage verwenden dürfen und (2) die Vorlage benennen.
Außerdem kannst du (3) Felder für verschiedene Parteien, bspw. den Kunden und dich, zeichnen (beachte den Hinweis unten).
Dabei stehen dir verschiedene Platzhalter (4) zur Verfügung, die auf der Vorlage verwenden kannst. Beim Verwenden der Vorlage werden dann dynamisch die Werte des jeweiligen Kunden eingefügt.
Die Felder kannst du wie gewohnt direkt in der PDF zeichnen (5).
Um eine Vorlage zu verwenden, klicke im Profil eines Kunden auf das 3-Punkte-Menü, scrolle mit der Maus auf "Insurgo Sign" und wähle dann die gewünschte Vorlage aus.
Sobald du die Vorlage ausgewählt hast, werden die dynamischen Platzhalter automatisch mit den vorhandenen Daten aus dem Profil des Kunden befüllt. Alles, was du jetzt nur noch tun musst, ist das Dokument mit einem Klick an den jeweiligen Kunden zum Ausfüllen herauszuschicken.
