Im Postfach Plus stehen Dir verschiedene Aktionen zur Auswahl, um mit Deinen Dokumenten weiterzuarbeiten.
Diese Aktionen sind an 2 Stellen platziert:
Die Massenaktionen in der Menüleiste dienen dazu, mehrere, per Checkbox aktivierte Dokumente, gleichzeitig zu bearbeiten.
Die individuellen Aktionen über dem Bereich "Zuordnung" dienen dazu, Aktionen mit einem einzelnen, gerade geöffneten, Dokument auszuführen.
Im Folgenden werden die einzelnen Aktionen erklärt.
Massenaktionen
Wähle zunächst per Checkbox alle Dokumente aus, auf die Du eine bestimmte Aktion anwenden willst. In den Massenaktionen stehen Dir dann folgende Optionen zur Verfügung:
Zuordnung
Alle ausgewählten Dokumente werden einem bestimmten Element zugeordnet. Wenn Du den Zuordnen-Button klickst, öffnet sich ein Dropdown, aus dem Du das entsprechende Element (also einen bestimmten Kunden, Vertrag, Schaden oder eine Gesellschaft) auswählen kannst. Die Dokumente werden dann diesem Element zugeordnet.
Dokumente ablegen
Über das Speichern-Symbol werden Dokumente beim zugeordneten Element (Kunden, Vertrag, Schaden, Risiko oder Gesellschaft) abgelegt und aus dem Postfach entfernt. Die Dokumente findest Du außerdem, wenn Du in der Menüleiste in den Punkt "Dokumente" klickst.
Dokumente aus Postfach entfernen
Über das X-Symbol kannst Du die ausgewählten Dokumente aus dem Postfach entfernen. Beachte, dass diese Dokumente dann nicht beim zugeordneten Element hinterlegt werden.
Aktualisieren
Unabhängig von den ausgewählten Dokumenten kannst Du über das Aktualisieren-Symbol das Postfach Plus neu laden – beispielsweise, um neu abgeholte Dokumente in der Dokumentenliste angezeigt zu bekommen.
Individuelle Aktionen
Eine individuelle Aktion bezieht sich immer nur auf das aktuell geöffnete Dokument.
Folgende Aktionen stehen Dir zur Auswahl:
Markierungsfunktion
Mit dem Markierungssymbol kannst Du mit einem Klick wichtige Dokumente markieren. Die markierten Dokumente erscheinen dann im Kachel-Menü oben rechts.
Dokument ablegen
Über das Speichern-Symbol werden Dokumente beim zugeordneten Element (Kunden, Vertrag, Schaden, Risiko oder Gesellschaft) abgelegt und aus dem Postfach entfernt. Die Dokumente findest Du außerdem, wenn Du in der Menüleiste in den Punkt "Dokumente" klickst.
E-Mail versenden
Wenn Du das aktuelle Dokument per E-Mail versenden willst (oder dem zugeordneten Kunden oder der Gesellschaft eine gewöhnliche E-Mail senden willst), kannst Du die E-Mail-Funktion verwenden. Folgende Aktionen werden angestoßen:
Sobald Du die E-Mail-Maske öffnest, wird das Dokument beim zugeordneten Element abgelegt und verschwindet aus dem Postfach.
Als Empfänger wird automatisch das zugeordnete Element (Kunde oder Gesellschaft) ausgewählt.
Das Dokument wird automatisch als Anhang an die E-Mail angefügt.
Nun kannst Du die E-Mail wie gewöhnlich formulieren. Sobald die E-Mail versendet wurde, wird sie ebenfalls als Datei beim zugeordneten Element abgelegt.
Aufgabe
Hinweis: Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn das Dokument bereits einem Kunde, Vertrag oder Schaden zugeordnet ist.
Wie Aufgaben in Insurgo grundsätzlich funktionieren, kannst Du hier nachlesen: Wie funktionieren Aufgaben?
Sollte beim zugeordneten Element (Kunde, Vertrag oder Schaden) noch keine offene Aufgabe existieren, ist das Symbol im Postfach Plus schwarz und Du kannst über einen Klick eine neue Aufgabe erstellen:
Das Dokument verschwindet dann aus dem Postfach, wird beim zugeordneten Element abgelegt und es öffnet sich eine Aufgabenmaske.
Die meisten Felder sind bereits vorausgefüllt, können aber angepasst werden:
Zugeordnet: Die Aufgabe wird dem Element zugeordnet, dem auch das Dokument zugeordnet ist
Betreff: Hier wird der Sachbearbeiter dazu aufgefordert, das Dokument zu prüfen
Beginn: Als Beginn wird das Erstellungsdatum der Aufgabe festgelegt
Sachbearbeiter: Standardmäßig wird der eigene Name ausgefüllt
Beschreibung: Hier wird der Sachbearbeiter dazu aufgefordert, das Dokument zu prüfen. Das Dokument wird direkt verlinkt und ist mit einem Klick erreichbar.
Sollte beim zugeordneten Element (Kunde, Vertrag oder Schaden) bereits eine offene Aufgabe existieren, ist das Symbol im Postfach Plus rot und Du kannst über einen Klick die bestehende Aufgabe öffnen oder alternativ eine neue Aufgabe erstellen (siehe oben):
Notiz erstellen
Neben den Aufgaben ist auch die Standardfunktion "Notizen" im Postfach Plus vorhanden.
Klicke auf den Button "eine Notiz verfassen". Es öffnet sich ein Fenster, in das Du die Notiz eintragen kannst. Alle bekannten Funktionen von Notizen sind hier ebenfalls vorhanden.
Wenn Du auf "Speichern" klickst, wird beim zugeordneten Element (Kunde, Vertrag, Schaden oder Gesellschaft) im Reiter "Notizen" eine Notiz erstellt.
Das Dokument wird (anders als bei der E-Mail-Funktion oder der Aufgaben-Funktion im Postfach Plus) nicht aus dem Postfach Plus entfernt.
Freischaltung Kundenportal/Kundenapp
Über das Augen-Symbol kannst Du ein Dokument für das Kundenportal/Kundenapp freischalten. Wenn Du dies tust, wird das Dokument gleichzeitig beim zugeordneten Element abgelegt und aus dem Postfach entfernt.
3-Punkte-Menü
Im 3-Punkte-Menü befinden sich weitere Funktionen.
Dokument entfernen
Mit dieser Funktion kannst Du das aktuell geöffnete Dokument löschen. Es wird nicht beim zugeordneten Element abgelegt.
Dokument herunterladen
Klicke diesen Button, wenn Du das aktuell geöffnete Dokument herunterladen willst.
Neues Zuordnungselement erstellen
Wenn das aktuell geöffnete Dokument einem Element zugeordnet werden soll, das bisher in Insurgo noch nicht vorhanden ist, kannst Du ein neues Zuordnungselement (also einen neuen Vertrag, Kunde oder Schaden) erstellen, dem Du das Dokument dann zuordnest. Die ausgelesenen Werte werden dabei übernommen. Bei der Schadenneuanlage kannst Du z.B. auch den Schadenverantwortlichen anpassen.
Für den Fall, dass Du das Dokument einem neuen Vertrag zuordnen willst, dessen Kunde in Insurgo ebenfalls noch nicht vorliegt, kannst Du diesen Kunden direkt anlegen, indem Du im Abschnitt "Vertrag" auf Einen neuen Kunden anlegen klickst:
