Das Postfach Plus ist ein Feature von Insurgo, mit dem die Post bei Versicherern und Pools abgeholt wird, die Daten aus den Dokumenten automatisch ausgelesen werden und Deinen Einträgen bei Insurgo automatisch zugeordnet werden.


Das Postfach Plus ist in 3 Bereiche aufgeteilt:

  1. Menüleiste

  2. Dokumentenliste

  3. Inhaltsbereich

Im Folgenden werden die Bereiche detailliert erklärt:

1. Menüleiste

Massenaktionen

In der Menüleiste befinden sich ganz links die Massenaktionen. Diese werden im Detail in diesem Artikel erklärt.

Filter

Der Filter ermöglicht es, die Dokumentenliste nach folgenden Kriterien zu filtern:

  • Zugeordnet

  • Dokumentenkategorie

  • Status

  • Gesellschaft

  • Versicherungsgruppen

  • Versicherungskategorie

Die Funktion wird hier genauer erklärt: Filter (Postfach Plus)

Suche

Mit dem Suchfeld kannst Du Dokumente in der Dokumentenliste anhand ihrer Namen finden.

Zählelement

Ganz rechts in der Menüleiste kannst Du erkennen, wie viele Dokumente sich aktuell in deinem Postfach Plus befinden. Du kannst einfach durch einen Klick auf einen der Pfeile zum nächsten oder vorigen Dokument aus der Liste springen.

2. Dokumentenliste

In der Dokumentenliste wird die Post anzeigt, die von Versicherern und Pools abgeholt wurde.

Unter dem jeweiligen Dokumentennamen steht in grau der Name des zugeordneten Kunden oder der Gesellschaft und die Dokumentenkategorie.

Links neben dem Dokumentennamen kannst Du anhand des Icons erkennen, ob das Dokument einem Kunden, Vertrag, Schaden, Risiko oder einer Gesellschaft zugeordnet ist.

Wenn Du den Mauszeiger über das Icon hältst, wird dir der Name des Elementes (Kunden, Vertrag, Schaden, Risiko, Gesellschaft) angezeigt.

Wenn Du darauf klickst, gelangst Du direkt zum Element.

Per Checkbox kannst Du mehrere Dokumente aus der Liste markieren und über die Massenaktionen weiter mit ihnen arbeiten.

📍 Hinweis 1: Dokumente der Kategorien "Courtageabrechnung" und "Courtagevereinbarung" sind standardmäßig nur für den Admin sichtbar. Diese Dokumente können für andere Rollen freigegeben werden unter: Administration > Benutzer > 3-Punkte-Menü > Einstellungen > "Darf Courtage-Dokumente im Postfach Plus sehen" aktivieren

📍 Hinweis 2: Die Anzahl der im Postfach Plus verarbeiteten Dokumente kannst Du als Administrator einsehen unter: Administration > Konto > Postfach+

3. Inhaltsbereich

Im Inhaltsbereich siehst Du alle Daten, die aus einem Dokument ausgelesen werden und kannst weitere Arbeitsschritte mit diesem Dokument ausführen. Der Inhaltsbereich gliedert sich in 4 Unterbereiche:

1. PDF-Viewer

Im PDF-Viewer siehst Du das abgeholte Dokument, aus dem die Daten ausgelesen wurden.

2. Zuordnung

Dokumente werden von Insurgo automatisch erkannt, ausgelesen und Deinen in Insurgo vorhanden Kunden, Verträgen, Schäden, etc. zugeordnet. Auch die Dokumentenkategerie wird automatisch erkannt.

Sollte in Einzelfällen die Zuordnung nicht funktionieren oder ein Element noch nicht vorhanden sein, so kannst Du die Zuordnung manuell anpassen oder ein neues Zuordnungselement erstellen.

3. Daten

Im nächsten Unterbereich werden die bereits in Insurgo hinterlegten Daten des Vertrags (oder Kunden, Schaden, usw.) angezeigt, dem das Dokument zugeordnet ist.

Anhand des roten Kreissymbols erkennst du, dass die erkannten Informationen aus dem Dokument nicht zu 100% mit den in Insurgo hinterlegten (angezeigten) Informationen zu diesem Vertrag übereinstimmen.

Das ist dann der Fall, wenn das Dokument neue Informationen liefert, die vorher noch nicht vorhanden waren.

Um die abweichenden/neuen Informationen zu prüfen und ggf. zu übernehmen, klicke auf das rote Kreissymbol. Es öffnet sich die Vorher/Nachher-Ansicht. Diese wird hier im Detail erklärt: Vorher/Nachher Ansicht (Postfach Plus)

4. individuelle Aktionen

Du kannst direkt vom Zuordnungs-Bereich verschiedene Aktionen mit dem Dokument durchführen.

Beispielsweise kannst du ein Dokument aus dem Postfach entfernen, bei Insurgo ablegen, eine E-Mail senden, eine Aufgabe oder Notiz erstellen, usw.

Diese individuellen Aktionen werden in einem eigenen Artikel erklärt. Standard-Aktionen (Postfach Plus)

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