Mit der Aufgabenfunktion von Insurgo kannst du (neben den Kunden, Verträgen usw) auch alle deine Aufgaben übersichtlich an einem Ort bündeln.

Damit gehören vergessene Kündigungsschreiben, verpasste Kundentelefonate und Terminverspätungen der Vergangenheit an. 🎉

Aufgaben erstellen

In Insurgo kannst du Aufgaben auf zwei Wegen erstellen:

Über den Menüpunkt „Aufgaben“:
Klicke im linken Menü auf „Aufgaben“ und dann unten rechts auf das Plus-Symbol. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du alle Aufgabendetails eingeben kannst.
Direkt aus einem Kunden, Vertrag oder Schaden heraus:
Wenn du dich im Profil eines Kunden, Vertrags oder Schadens befindest, kannst du dort ebenfalls direkt eine neue Aufgabe anlegen. Öffne dafür einfach den Reiter „Aufgaben“ im jeweiligen Profil und klicke unten rechts auf das Plus-Symbol. Die Aufgabe wird automatisch mit dem geöffneten Kunden, Vertrag oder Schaden verknüpft, du sparst dir also die manuelle Zuordnung.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du nun alle Aufgabendetails eingeben kannst. (Die Bedeutung dieser kannst du unten nachlesen)

Aufgabendetails

Betreff

Der Betreff ist der Name der Aufgabe.

Zuordnung

Eine Aufgabe kann in Insurgo einem Kunden, Vertrag oder Schaden zugeordnet werden. Gib einfach den Namen des Kunden, Vertrages, Dokumentes oder Schadens ein und wähle das gewünschte Element aus der erscheinenden Dropdown-Liste aus.

(Hinweis: Hier legt man nicht fest, wer für die Aufgabe verantwortlich ist. Nutze dafür das Feld "Sachbearbeiter" weiter unten.)

Beschreibung

Im Feld Beschreibung kannst du wichtige Details zur Aufgabe ergänzen. Formuliere hier kurz und präzise, was genau erledigt werden soll, was berücksichtigt werden soll oder weitere wichtigen Infos zur Aufgaben.

Beginn und Ende

Gib einen Beginn (Pflichtfeld) und bei Bedarf ein Ende (optional) der Aufgabe an.

Wiederkehrend

Falls es sich um eine regelmäßige Aufgabe handelt (z.B. Jahresgespräch mit dem Kunden), kannst du in diesem Feld festlegen, in welchem Rhythmus die Aufgabe sich wiederholen soll.

📍 Wichtig: "Abgeschlossen" ist nur der Status einer Aufgabe – dieser beendet NICHT eine Reihe von wiederkehrenden Aufgaben!

Aufgaben, die keine feste Regelmäßigkeit haben (z.B. Kundenanruf wegen Entscheidung), solltest du von Beginn an auf Einmalig setzen. Wenn die Aufgabe dann zum Fälligkeitstermin noch nicht abgeschlossen werden konnte, verschiebe einfach das Datum über die drei Punkte:

Du kannst auch mehrere Aufgaben über die Checkbox markieren und gleichzeitig das Datum verschieben.

Status, Priorität, Aufgabenart

Außerdem kannst du für jede Aufgabe den Status, die Priorität und die Art der Aufgabe angeben. Standardmäßig wird jede neue Aufgabe mit dem Status offen, der Priorität normal und ohne spezielle Aufgabenart erstellt.

Sachbearbeiter

Wenn es mehrere Mitarbeiter in deinem Team gibt, kannst du ihnen Aufgaben zuweisen. Standardmäßig wirst du bei Erstellung einer Aufgabe selbst als Sachbearbeiter festgelegt.

Ort und Beschreibung

Ort und Beschreibung sind optionale Angaben, um eine Aufgabe besser zu beschreiben. (Beispielsweise bei einem Außentermin sinnvoll.)

Benachrichtigungen

Eine Stunde vor Beginn der Aufgabe wird eine Benachrichtigung erstellt. Diese ist erkennbar durch einen roten Punkt in der oberen rechten Ecke von Insurgo.

Wenn man diese Benachrichtigung innerhalb von 5 Minuten nicht liest, dann wird zusätzlich eine E-Mail erstellt (sofern man seine E-Mail-Benachrichtigungen im Profil aktiviert hat), die an den Beginn der Aufgabe erinnert.