Möglicherweise nutzt Du für Deine täglichen Aufgaben eine Checkliste oder eine eigene Software.

Mit der Aufgabenfunktion von Insurgo hast Du – neben den Kunden, Verträgen usw. – auch Deine Aufgaben alle an einem Ort.

Damit gehören vergessene Kündigungsschreiben, verpasste Kundentelefonate und Terminverspätungen der Vergangenheit an. 🎉

Um eine neue Aufgabe zu erstellen, gehe zum Menüpunkt Aufgaben (1) und klicke dann unten rechts auf das Plus-Symbol (2).

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Du nun alle Aufgabendetails eingeben kannst. (Die Bedeutung dieser kannst Du unten nachlesen)

Zuordnung

Eine Aufgabe kann in Insurgo einem Kunden, Vertrag oder Schaden zugeordnet werden. Gib einfach den Namen des Kunden, Vertrages, Dokumentes oder Schadens ein und wähle das gewünschte Element aus der erscheinenden Dropdown-Liste aus.

(Hinweis: Hier legt man nicht fest, wer für die Aufgabe verantwortlich ist. Nutze dafür das Feld "Sachbearbeiter" weiter unten.)

Der Betreff ist der Name der Aufgabe.

Gib einen Beginn (Pflichtfeld) und bei Bedarf ein Ende (optional) der Aufgabe an.

Falls es sich um eine regelmäßige Aufgabe handelt (z.B. Jahresgespräch mit dem Kunden), kannst Du in diesem Feld festlegen, in welchem Rhythmus die Aufgabe sich wiederholen soll. Um eine Reihe von wiederkehrenden Aufgaben zu beenden, stelle die letzte Aufgabe dieser Reihe im Feld "Wiederkehrend?" auf Einmalig oder lösche sie.

📍 Wichtig: "Abgeschlossen" ist nur der Status einer Aufgabe – dieser beendet NICHT eine Reihe von wiederkehrenden Aufgaben!

Aufgaben, die keine feste Regelmäßigkeit haben (z.B. Kundenanruf wegen Entscheidung), solltest Du von Beginn an auf Einmalig setzen. Wenn die Aufgabe dann zum Fälligkeitstermin noch nicht abgeschlossen werden konnte, verschiebe einfach das Datum über die drei Punkte:

Du kannst auch mehrere Aufgaben über die Checkbox markieren und gleichzeitig das Datum verschieben.

Eine Stunde vor Ende (Fälligkeitsdatum) der Aufgabe wird eine Benachrichtigung erstellt. Diese ist erkennbar durch einen roten Punkt in der oberen rechten Ecke von Insurgo.

Wenn man diese Benachrichtigung innerhalb von 5 Minuten nicht liest, dann wird zusätzlich eine E-Mail erstellt (sofern man seine E-Mail-Benachrichtigungen im Profil aktiviert hat), die an die Fälligkeit der Aufgabe erinnert.

Außerdem kannst du für jede Aufgabe den Status, die Priorität und die Art der Aufgabe angeben. Standardmäßig wird jede neue Aufgabe mit dem Status offen, der Priorität normal und ohne spezielle Aufgabenart erstellt.

Wenn es mehrere Mitarbeiter in Deinem Insurgo-Team gibt, kannst Du ihnen Aufgaben zuweisen. Standardmäßig wirst Du selbst als Sachbearbeiter für eine Aufgabe festgelegt.

Ort und Beschreibung sind optionale Angaben, um eine Aufgabe besser zu beschreiben. (Beispielsweise bei einem Außentermin sinnvoll.)

Bestehende Aufgaben kann man jederzeit nachträglich bearbeiten. Klicke dazu einfach auf das 3-Punke-Menü rechts neben der Aufgabe.