Mit Insurgo kannst Du einen Vertrag mit allen zugehörigen Dokumenten und Unterlagen bequem und mit wenigen Klicks direkt per E-Mail versenden.

💡 Hinweis: Falls noch nicht geschehen, solltest du vorher den Postausgangs-Server (SMTP) eingerichtet haben. Falls Du Zeit sparen willst, kann es außerdem sinnvoll sein, die E-Mail-Vorlagen vorab einzurichten.


  1. Öffne zunächst den Menüpunkt Verträge

  2. Wähle per Checkbox den zu versendenden Vertrag aus. (oder mehrere)

  3. Klicke auf das E-Mail-Symbol

  4. Es öffnet sich ein neues Fenster zum Verfassen der E-Mail.

Standardangaben

Wie bei jeder anderen E-Mail auch, gibst Du zunächst den Empfänger, Betreff und ggf. CC/BCC an.

E-Mail schreiben

Im Textfeld kannst Du nun deine E-Mail formulieren. Hierbei bietet Insurgo Dir einige Möglichkeiten, die Deine Arbeit vereinfachen:

Platzhalter

Mit Platzhaltern können häufig verwendete dynamische Variablen (z.B. Anrede eines Kunden, Vertragsnummer, Adresse der Gesellschaft) in die E-Mail eingefügt werden.
(Weitere Infos zu Platzhaltern)

Textbausteine

Textbausteine sind eigens von Dir erstelle Textsnippets (z.B. Deine Signatur).
Wie du Textbausteine erstellst, wird hier erklärt.

Vorlagen

Vorlagen sind Templates, mit denen du ganze E-Mails einfügen kannst. So musst du bestimmte E-Mails nicht immer wieder von Grund auf neu schreiben-
Wie du E-Mail-Vorlagen erstellst, wird hier erklärt.

Vertragsstatus ändern

Wenn der Vertragsstatus sich mit dem Versand der E-Mail ändern soll, kannst Du das Feld Vertragsstatus ändern? anklicken und im Dropdown "Status" den neuen Status auswählen.

(Wenn Du bestimmte E-Mails immer wieder versenden musst, empfehlen wir die Verwendung von E-Mail-Vorlagen. Auch hier kann die automatische Änderung des Vertragsstatus eingestellt werden.)

Vertragsdokumente

Die zugehörigen Vertragsdokumente, die der E-Mail angehängt werden, erscheinen unter dem Textfenster.

Mit der "Durchsuchen"-Funktion kannst Du weitere Dokumente finden und hinzufügen. Du kannst sie auch einfach per Drag&Drop in den Bereich ziehen.

Weitere Einstellungen und Features

Des weiteren kannst du über das Disketten-Symbol oben rechts eine E-Mail als Entwurf speichern. Sie wird dann das nächste Mal angezeigt, wenn du die E-Mail Funktion öffnest.

Falls die E-Mail Nacharbeit erfordert, kannst du auch direkt aus dem E-Mail Fenster heraus eine Aufgabe erstellen, sodass du später keine wichtigen Details vergisst.

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