Du möchtest deinen Kunden einen Brief senden? In Insurgo kannst du – ganz ohne Microsoft Word – in wenigen Klicks schnell und einfach einen Brief als PDF erstellen, den du nur noch drucken und versenden musst.
Klicke zunächst auf den Menüpunkt Kunden und öffne einen Kunden in der Detailansicht durch Klicken auf den Kundennamen.
Klicke im Kundenprofil oben rechts auf das 3-Punkte-Menü und klicke hier auf Brief.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem der Brief angezeigt wird. Du kannst hier die PDF generieren, die du gleich ausdrucken und als Brief versenden kannst.
In diesem Fenster hast Du nun verschiedene Optionen:
(1) Felder ausfüllen (Brief schreiben)
Du kannst jetzt die Adresse des Kunden, einen Betreff sowie den Inhalt des Briefes formulieren. Dabei kannst du Platzhalter verwenden. Bitte nutze keine Sonderformatierungen, wie z.B. Emojis, da diese nicht für Briefe verwendet werden können.
Die anderen Felder (Adresse des Unternehmens, Logo, Fußzeile,. usw.) kann nur der Administrator eures Kontos verändern. (Eine Erklärung dazu findest du hier (unten)).
(2) Optionen (Zahnrad)
Über das Zahnrad oben links kannst du einstellen, ob das PDF-Layout übernommen werden soll oder nicht. Außerdem kannst du den Briefkopf und die Falzmarken des Briefes ein- und ausblenden.
(3) Als Entwurf speichern
Mit dem Disketten-Symbol kann ein unfertiger Brief als Entwurf gespeichert werden. Wenn du das nächste Mal einen Brief erstellen willst, wir dieser Entwurf dann unter dem PDF-Layout angezeigt und du kannst dort weitermachen, wo du aufgehört hast.
(4) Dokument mit Insurgo Sign unterzeichnen lassen
Mit einem Klick auf dieses Symbol kannst du das Dokument direkt an Insurgo Sign übergeben. Dort öffnet sich das PDF und du kannst per Drag & Drop Unterschriftenfelder und andere Felder (z. B. Datum, Text) einfügen.
Sobald das Dokument vorbereitet ist, kannst du es mit einem Klick:
direkt per E-Mail,
über den Chat in der Kunden-App, oder
als Link versenden.
Der Kunde kann das Dokument anschließend digital unterzeichnen, ganz ohne Papier oder Scanner.
(5) Vorlage verwenden
Außerdem hast du die Möglichkeit, eine deiner PDF-Vorlagen für den Brief zu verwenden.
(6) Vorschau ansehen
Wenn du sehen möchtest, wie dein Brief aussieht, kannst du über den Button Vorschau den aktuellen Stand herunterladen.
(7) Brief erstellen
Wenn du mit dem Brief zufrieden bist, kannst du auf Fertig klicken, um den Brief herunterzuladen.
Die PDF-Datei kann jetzt ausgedruckt und als Brief versendet werden. Fertig!