Wenn du das Postfach Plus nutzt, müssen im ersten Schritt deine verschiedenen Postquellen z.B. von Direktanbindungen, Pools, VEMA etc. angebunden werden. Die Abholung dieser Postquellen kannst du in deiner BiPRO-Box einstellen.
Login in der BiPRO-Box
Um deine BiPRO-Box einzurichten und deine Dokumente im Postfach Plus zu empfangen, melde dich zunächst in deiner BiPRO-Box an. Wir haben diese bereits für dich eingerichtet.
Die Zugangsdaten findest du, wenn du oben rechts auf dein Profilbild klickst und dann auf BiPRO-Box:
Der Button Anmelden öffnet die Login-Seite der BiPRO-Box.
Benutzer mit der Rolle "Mitarbeiter" müssen vom Administrator die Berechtigung "Hat BiPRO-Zugriff" erhalten, um die BiPRO-Zugangsdaten in Insurgo zu sehen.
Einrichten der Dokumentenabholung
Dokumente kommen über 2 Arten in die BiPRO-Box:
Per Zugang für Abruf, also über Biprozugang/-schnittstelle bei den Gesellschaften oder
Per E-Mail Upload, der Weg wird separat in diesem Artikel erklärt
💡 Stelle zudem 2 Punkte sicher, bevor du die Abholung einrichtest:
Workflows sind aktiviert, damit bereits Postfach Plus Dokumente darüber automatisch verarbeitet werden. (Hier werden Workflows erklärt)
Bestandsdaten wie Kunden und Verträge sind angelegt, damit Dokumente auch automatisch zugeordnet werden können.
Zugänge für Abruf einrichten
Klicke im Menü auf Zugänge für Abruf und im Anschluss auf Neuen Zugang anlegen:
Im nächsten Schritt kannst du aus den verschiedenen Gesellschaften auswählen, nutze hier die Suchfunktion, um den richtigen Anbieter direkt zu finden, hier nehmen wir das Beispiel Janitos:
Du siehst nun auf einen Blick, welche Art(en) von Biprozugang die Gesellschaft anbietet. (Wenn eine Gesellschaft mehrere Arten anbietet, halte bitte mit der Gesellschaft Rücksprache, welcher Weg genutzt werden soll.)
Zudem erhältst du weitere Hinweise, wie du deinen Biprozugang bei der Gesellschaft anfordern kannst, sofern du noch keinen hast.
So kannst du auch schnell alle erforderlichen Biprozugänge bei deinen Gesellschaften anfragen:
Nun kannst du deine Bipro-Zugangsdaten eintragen, das können je nach Gesellschaft z.B. Zertifikate, Benutzername und Passwort o.ä. sein.
Hinterlege die notwendigen Zugangsdaten, sowie deine Agentur-/Vermittlernummer.
Prüfe zudem, ob du die Dokumente erst ab einem bestimmten Datum abholen lassen möchtest, es werden hier immer technisch ungelesene Dokumente geholt.
⚠️ Wichtig: Wenn du bisher noch kein Bipro genutzt hast, solltest du unbedingt ein Datum setzen, damit keine Dokumente der vergangenen Jahre geliefert werden!
Klicke danach auf Zugang prüfen:
Die Agenturnummer ist u.a. für die Nutzung vom Deep Link wichtig!
Jetzt werden deine hinterlegten Zugangsdaten geprüft und bei erfolgreicher Autorisierung der Dokumentenabruf angestoßen. Wie lange es dauert, bis deine Dokumente dann im Postfach Plus ankommen, erläutern wir für euch in diesem Artikel. In dein Postfach Plus werden PDF-Dateien und ggf. Bilddateien geliefert.
Besonderheiten bei TGIC und easy Login
TGIC und easy Login sind zwei Arten von Biprozugängen, bei denen es Besonderheiten gibt:
TGIC: Es kann sein, dass auf einem TGIC-Konto mehrere Gesellschaften laufen. Ansonsten werden mehrere TGIC Konten benötigt - bitte kläre diese Varianten mit der jeweiligen Gesellschaft ab.
easy Login: Dazu muss im easy Login Account die Zertifikatsverwaltung aktiviert sein. Wenn das noch nicht der Fall ist, setze dich bitte mit easy Login in Verbindung, um die Aktivierung vornehmen zu lassen. Nutze im Anschluss daran zur Einrichtung den easy Login-Assistenten:
Dokumentenlieferung überprüfen
Du kannst jederzeit selbst nachvollziehen, wann welche Dokumente von welcher Gesellschaft geliefert wurden. Klicke dazu im Menü auf Postbox und auf Übertragene Dokumente. Hier kannst du alle Dokumente einsehen und auch nach Gesellschaften bzw. Zugängen selektieren:
Falls du keine oder nur bestimmte Dokumente von einer Gesellschaft erhalten hast, prüfe folgende Punkte:
Ist der Zugang für den Abruf angelegt?
Ist der Status des Zugangs auf Livesystem?
Gab es einen erfolgreichen Abruf bzw. eine erfolgreiche Lieferung?
Diese Punkte kannst du über Zugänge für Abruf direkt prüfen:
Sollte es nicht an deinem angelegten Zugang liegen, halte bitte Rücksprache mit deiner Gesellschaft, ob und wann tatsächlich Dokumente geliefert wurden bzw. vergleiche das z.B. in dem Postfach deiner Gesellschaft, ob dort z.B. die Dokumente existieren und archiviert wurden.