Mit der Boards-Funktion in Insurgo kannst du Prozesse und Aufgaben ganz einfach visuell in Kanban-Boards abbilden, ähnlich wie du das von Tools wie Trello oder MeisterTask kennst.

Du kannst z. B. deine Vertriebsprozesse, Schadenbearbeitung oder Umdeckungsaktionen abbilden, um jederzeit den Fortschritt im Blick zu behalten.

Grundaufbau

Ein Board besteht aus (1) Spalten (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“) und (2) Items, also Einträgen innerhalb dieser Spalten.

Für jedes Item erkennst du auf der Übersichtsseite des Boards sofort:

Titel des Eintrags (z. B. Vertragsname oder Name der Aufgabe)
Verknüpfte Elemente (z.B. Kunde, Gesellschaft, Aufgabe oder Schaden)
Verantwortliche Person(en) aus deinem Team
Kategorie als Icon (z. B. Vertrag, Schaden, Kunde, Aufgabe)

🔁 Per Drag & Drop kannst du Items dann ganz einfach zwischen den Spalten verschieben, z. B. aus der Spalte „To-Do“ zu „Erledigt“.

Geöffnetes Item

Wenn du ein jetzt ein einzelnes Board-Item öffnest, siehst du:

Einen Bereich für die Beschreibung
Anhänge (z. B. PDFs, Bilder, sonstige Dokumente)
Kommentare, z. B. von Kollegen (mit @-Erwähnung)
Eine Übersicht aller Verknüpfungen (Kunde, Vertrag, Schaden, Aufgabe)
Den oder die Verantwortlichen für das Item

Board erstellen und freigeben

Neues Board erstellen

Um ein neues Board zu erstellen, gehe wie folgt vor:

Gehe im linken Menü auf Boards.
Klicke oben auf das kleine Plus-Symbol.
Gib deinem Board einen Namen, z. B. „Aufgaben“ oder „bAV Umdeckung“.
Benenne deine Spalten (z. B. „To Do“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“) oder füge optional weitere Spalten hinzu.

Board für andere freigeben

Nach dem Erstellen kannst du das Board oben rechts über das Drei-Punkte-Menü > Freigabe ändern für Teammitglieder freigeben.

Items hinzufügen

Du hast zwei Möglichkeiten, einzelne Einträge (sog. Board-Items) zu deinem Board hinzuzufügen:

Einzeln

Klicke in der gewünschten Spalte unten auf das Plus-Symbol.
Vergib einen Titel und ergänze bei Bedarf:
- Beschreibung (inkl. Formatierungen, Aufzählungen etc.)
- Anhänge (z. B. PDFs, Bilder, sonstige Dokumente)
- Kommentare (inkl. @-Erwähnungen von Kolleg:innen)
- Verknüpfungen mit Kunden, Verträgen, Schäden oder Aufgaben
- Verantwortliche Person(en)

Per Massenaktion

Wechsle in die entsprechende Liste (z. B. Vertragsliste, Kundenliste, Schadenliste …).
Markiere die gewünschten Einträge per Checkbox.
Klicke oben auf „Zu Board hinzufügen“.
Wähle das Ziel-Board und die passende Spalte aus.
Bestätige mit Speichern.

💡 Tipp:
Du kannst Boards auch mit einer Mischung aus Kunden, Verträgen, Aufgaben oder Schäden befüllen.

Items filtern

Mit der Filterfunktion kannst du auf einem Board gezielt nach bestimmten Board-Items suchen. Ideal, wenn du schnell einen Überblick erhalten möchtest.

Klicke auf das Filtersymbol oben rechts im Board.
Es öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Filteroptionen, die du beliebig kombinieren kannst.
Du kannst nach verknüpften Kunden, Verträgen, Schäden, Aufgaben, verantwortlichen Personen oder Textinhalten (Titel, Beschreibung, Kommentare) filtern, sowie gezielt nur Items mit Anhang oder Kommentar anzeigen lassen.

(Einen aktiven Filter erkennst du daran, dass das Filtersymbol orange ist.)

Items in andere Boards verschieben

Du kannst Board-Items nicht nur zwischen den Spalten verschieben, sondern bei Bedarf auch auf ein anderes Board übertragen. So gehst du vor:

Klicke auf das Drei-Punkte-Menü des gewünschten Items.
Wähle „In Board verschieben“.
Wähle das Ziel-Board und die Ziel-Spalte aus.
Klicke auf Speichern – fertig!

Items archivieren

Wenn ein Item erledigt oder nicht mehr aktuell ist, kannst du es archivieren:

Klicke auf das Drei-Punkte-Menü des jeweiligen Items.
Wähle „Archivieren“.

Das Item verschwindet aus der aktiven Ansicht, bleibt aber inklusive aller Inhalte (Kommentare, Anhänge, Verknüpfungen etc.) im Archiv erhalten.

Archiv öffnen

Öffne das gewünschte Board.
Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü > Archivierte Elemente.
Dort kannst du Items bei Bedarf wiederherstellen oder dauerhaft löschen.

Wichtiger Hinweis:
Wenn du ein Item endgültig löschst, kann es nicht wiederhergestellt werden.

Geschlossene Boards

Wenn du ein Board nicht mehr benötigst (z. B. nach Projektabschluss), kannst du es schließen. Das Board wird geschlossen und ausgeblendet, bleibt im Archiv aber erhalten.

Board schließen

Öffne das Board.
Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü (⋯).
Wähle „Board schließen“.

Board wiederherstellen oder löschen

Öffne die Board-Auswahl
Scrolle ganz nach unten und klicke auf Geschlossene Boards
Wähle im Dialog ein geschlossenes Board aus
Klicke auf Öffnen
Nutze die drei Punkte rechts, um das Board entweder wiederherzustellen oder endgültig zu löschen