Mit dem Inkasso-Modul bietet Insurgo eine einfache Lösung für das Makler-Inkasso. In diesem Artikel lernst Du, wie Du mit dem Inkasso-Modul arbeitest.
Voraussetzungen
Um mit dem Inkasso-Modul zu arbeiten, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Modul freigeschaltet ✅
Vermittlernummern gekennzeichnet ✅
Vermittlernummer bei Vertrag hinterlegt ✅
Modul freischalten
Das Inkasso-Modul muss für Deinen Account freigeschaltet sein. Das freigeschaltete Modul erkennst Du daran, dass im Seitenmenü der Menüpunkt Inkasso nutzbar ist.
Vermittlernummern kennzeichnen
Außerdem müssen die für das Makler-Inkasso verwendeten Vermittlernummern entsprechend mit "Makler-Inkasso" gekennzeichnet sein.
Öffne dazu die Vermittlernummern bei den Gesellschaften und setze bei den gewünschten Vermittlernummern das Häkchen Makler-Inkasso. Bestätige die Eingabe mit Speichern.
Vermittlernummer bei Vertrag hinterlegen
Damit ein Vertrag als Makler-Inkasso Vertrag erkannt wird, muss dort die richtige, als Makler-Inkasso gekennzeichnete, Vermittlernummer hinterlegt werden. Öffne dazu die Vertragseinstellungen > Zahlungen/Sonstiges und wähle bei Vermittlernummer die gewünschte Vermittlernummer aus dem Drop-Down aus. Bestätige mit Speichern.
Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, siehst Du beim Vertrag jetzt den Tab Inkasso:
Inkasso-Tab beim Vertrag
Der Inkasso-Tab beim Vertrag besteht aus 3 Bereichen
Beitrag
Im Bereich Beitrag werden aus dem Vertrag die Felder Zahlbeitrag, Nettobeitrag, Bruttobeitrag, Steuer und Zahlweise angezeigt. Diese Felder können für die Inkasso-Berechnung manuell angepasst werden, ohne dass die Anpassung Auswirkungen auf die Vertragswerte hat.
Außerdem wird das Feld Leistungszeitraum angezeigt. Dieses ergibt sich aus der nächsten Fälligkeit und der Zahlweise, kann aber auch manuell angepasst werden.
Das Feld Courtage zeigt die Courtage an, die man als Makler einbehält.
Die Courtage errechnet sich aus der im Tab "Provisionen" hinterlegten Bestandsprovision p.a., die auf die Zahlweise heruntergerechnet wird.
Übersicht
Der Bereich Übersicht zeigt eine Tabelle, die alle Inkasso-Transaktionen dieses Vertrages umfasst. Es gibt folgende Transaktionen:
Fällige Prämie
Zahlungseingang von Kunde
Auszahlung an Kunde
Eine Transaktion kann über das Plus-Symbol unten rechts erfasst werden. Beim Erfassen einer Transaktion können Betrag und Datum angepasst werden und es kann eine Notiz für die Transaktion ergänzt werden.
Saldo
Jede Transaktion beeinflusst den Saldo. Je nachdem, um welche Transaktion es sich handelt, wird der Saldo entweder größer oder kleiner.
Fällige Prämie | mindert den Saldo (-) |
Zahlungseingang von Kunde | erhöht den Saldo (+) |
Auszahlung an Kunde | mindert den Saldo (-) |
Folglich zeigt der Saldo immer das Ergebnis der Transaktionen aus der Tabelle Übersicht. Der Saldo kann dabei verschiedene Farben annehmen, die verschiedene Bedeutungen haben:
Farbe | Saldo Bedeutung | Beispiel |
grün | neutral (abgeschlossen) |
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grün | positiv |
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rot | negativ |
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grau | neutral (nicht abgeschlossen) |
|
Der Unterschied zwischen neutral (abgeschlossen) und neutral (nicht abgeschlossen) wird beim Zahlungszyklus erklärt.
Zahlungszyklus
Der Inkasso-Prozess läuft in folgenden Schritten ab:
Transaktion vom Typ Fällige Prämie wird mit Plus-Symbol erfasst (Saldo wird rot)
Kundenrechnung wird erstellt und versendet
… auf Zahlungseingang/eingänge des Kunden warten …
Transaktion/en vom Typ Zahlungseingang von Kunde wird/werden erfasst (Saldo wird grau, sobald er bei 0,00 € ist)
Zahlung wird Als bezahlt markiert (Saldo wird grün)
Im Inkasso-Modul (bei „Konten“) wird dann eine Transaktion erstellt (hier geht der Inkasso-Prozess weiter)
💡 Hinweise
Was ist der Unterschied zwischen neutral (abgeschlossen) und neutral (nicht abgeschlossen)?
Wenn der Saldo ausgeglichen, aber noch nicht als bezahlt markiert ist, ist der Saldo neutral (nicht abgeschlossen) – also grau.
Wenn der Saldo ausgeglichen ist und als bezahlt markiert wurde, ist er neutral (abgeschlossen) – also grün.
Wenn während des laufenden Zahlungszyklus Änderungen beim Vertrag oder bei Feldern des Bereiches Beitrag gemacht werden, so werden diese Änderungen erst nach Abschluss des Zahlungszyklus wirksam.
Kundenrechnung
Nachdem die Fälligkeit einer Prämie erfasst wurde, sollte eine Rechnung an den Kunden gesendet werden. Insurgo erstellt diese Rechnung sowie die E-Mail automatisch.
Klicke dazu auf den Button Kundenrechnung:
Es wird dann eine E-Mail und eine Rechnung generiert. Die Rechnung wird der E-Mail als Anhang hinzugefügt.
Die E-Mail enthält die wichtigsten Informationen zur Rechnung sowie eine Zahlungsaufforderung. Der Inhalt der E-Mail kann aber beliebig angepasst werden.
Die Rechnung wird beim Kunden unter Dokumente gespeichert.
Konten
Der Untermenüpunkt Konten zeigt eine Übersicht aller Gesellschaftskonten mit Maklerinkasso – aufgeteilt nach Vermittlernummer.
Durch Klicken auf ein Konto kann dieses geöffnet werden.
Innerhalb des Kontos sieht man den Saldo auf Gesellschafts-Vermittlernummer-Ebene. Dieser ergibt sich aus der Tabelle im Bereich Übersicht.
Wenn auf Vertragsebene eine Zahlung als bezahlt markiert wird (Zahlungszyklus Schritt 5), wird in der Konto-Tabelle eine Transaktion erstellt. Diese ist in zwei Teile aufgeteilt:
Beitrag: Der Beitrag, den der Kunde Dir gezahlt hat.
Courtage: Dir von Dir einbehaltene Maklercourtage (die vom Beitrag abgezogen wird).
Die Differenz zwischen Beitrag und Courtage wird der Gesellschaft als Saldo gutgeschrieben.
💡 Hinweis
Die Courtage-Zeilen werden immer einem Vermittler zugeordnet. Damit die Zeile "Courtage" erstellt wird, müssen also folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Der Vermittler muss als Vertragsverantwortlicher im Vertrag (oder Kundenverantwortlicher im Kunden) hinterlegt sein
Der Vermittler muss in der Vermittlerverwaltung (Seitenmenü > Provisionen > Vermittler verwalten) angelegt sein
Rechnungsstellung
Im Untermenüpunkt Rechnungsstellung findest Du eine Liste der Inkasso-Verträge, die bald fällig sind, bei denen eine Forderung erstellt werden muss, also noch keine Rechnung generiert ist (Zahlungszyklus vor Schritt 2).
Per Filter kann nach Gesellschaften (nur Gesellschaften mit Inkasso-Vermittlernummer) und nächster Fälligkeit gefiltert werden.
Forderungen
Im Untermenüpunkt Forderungen > Offen findest Du eine Liste der Inkasso-Verträge, für die aktuell eine Rechnung generiert ist, deren Saldo aber noch nicht ausgeglichen ist (Zahlungszyklus Schritt 3).
Im Untermenüpunkt Forderungen > Beglichen findest Du eine Liste der Inkasso-Verträge, für die aktuell eine Rechnung generiert und der Saldo ausgeglichen ist, die aber noch nicht “als bezahlt markiert” wurden (Zahlungszyklus Schritt 4).
Sobald sie als bezahlt markiert wurden (Zahlungszyklus Schritt 5), verschwinden sie aus dieser Liste.
Per Filter kann nach Gesellschaften (nur Gesellschaften mit Inkasso-Vermittlernummer) und nächster Fälligkeit gefiltert werden.