Mit dem Provisionen-Abgleich kannst du Provisionslisten, die du von Versicherungsgesellschaften im CSV- oder XLSX-Format erhältst, ganz einfach in Insurgo hochladen und mit bestehenden Provisionseingängen abgleichen.
1. Datei hochladen
Wechsle im Seitenmenü zu Provisionen.
Klicke unten rechts auf das Plus-Symbol und wähle:
„Neue Einträge aus XLSX- oder CSV-Datei importieren“.
Wähle deine Datei aus oder ziehe sie per Drag & Drop in das Upload-Feld.
Falls es bei diesem Schritt zu Problemen kommt, kann es daran liegen, dass deine Datei nicht im richtigen Zeichensatz (UTF-8 oder ISO-8859-1) kodiert ist.
Lösung: Öffne die Datei in Excel/Google Tabellen, speichere sie als XLSX und lade sie anschließend hoch.
2. Spalten zuordnen
Nachdem die Datei hochgeladen wurde:
Wähle die Zeile mit den Spaltenüberschriften aus. Je nach Gesellschaft ist das meist die erste oder zweite Zeile in der Tabelle.
Danach ordnest du die Spalten deiner Datei den entsprechenden Insurgo-Feldern zu. Für den Abgleich müssen mindestens drei eindeutige Werte vorhanden sein: Vertragsnummer, Fälligkeit und Gesamtbetrag der Courtage.
Spalten, die du nicht importieren willst, kannst du leer lassen oder mit einem Klick auf das „X“ wieder entfernen.
Klicke auf „Weiter“, um fortzufahren.
Die Felder Vertragsnummer, Fälligkeitsdatum und Gesamtbetrag sind Pflichtfelder. Ohne diese kann kein Abgleich erfolgen.
💡 Tipp: Du kannst optional eine Unschärfe bei der Vertragsnummer aktivieren, sodass Insurgo auch dann den passenden Vertrag findet, wenn die Vertragsnummer in der Datei etwas anders geschrieben ist, z.B. mit oder ohne Bindestrich oder Leerzeichen.
3. Eingänge überprüfen
Im nächsten Schritt siehst du eine Vorschau der Provisionen, die mit bestehenden Daten in Insurgo abgeglichen werden sollen.
Über Checkboxen kannst du einzelne Zeilen aktivieren oder deaktivieren, bevor der Abgleich startet. Nur ausgewählte Einträge werden im nächsten Schritt verarbeitet.
Klicke auf Weiter, um fortzufahren.
4. Abgleichen & Buchen
Die Datei wird nun mit bestehenden Provisionseingängen in Insurgo abgeglichen:
Zeilenfarbe | Bedeutung | Erklärung |
Grün | Übereinstimmung | Zu dem Provisionseingang aus deiner Tabelle wurde eine exakte Übereinstimmung bei Insurgo gefunden |
Rot | Abweichung | Zu dem Provisionseingang aus deiner Tabelle wurde eine Übereinstimmung bei Insurgo gefunden, allerdings mit abweichenden Daten |
Blau | Nicht gefunden / Neuer Eintrag | Zu dem Provisionseingang aus deiner Tabelle wurde keine Übereinstimmung bei Insurgo gefunden |
💡 Tipp: Du kannst auf die farbigen Kategorien oben in der Tabelle klicken (Übereinstimmung, Abweichung, Nicht gefunden), um gezielt nur bestimmte Einträge anzeigen zu lassen, z. B. nur Abweichungen.
Bei abweichenden Werten, werden in der Tabelle zwei Werte angezeigt:
Oben steht der Wert aus deiner hochgeladenen Datei
Unten der bereits vorhandene Wert in Insurgo
Du kannst nun per Klick entscheiden, welchen der beiden Werte du übernehmen möchtest. Der gewählte Wert wird markiert und beim finalen Import übernommen.
5. Provisionseingänge buchen
Du kannst Provisionen direkt aus der Tabelle buchen. Markiere dafür per Checkbox die Provisionseingänge, die du buchen möchtest und klicke auf Weiter, um den Import abzuschließen.
Links über der Tabelle findest du einen Button für Sammeländerungen, mit dem du mehrere Listeneinträge gleichzeitig markieren und Aktionen darauf ausführen kannst:
Alle Einträge buchen (Alle Einträge aus der Tabelle werden in Insurgo als Provisionen verbucht)
Keine Einträge buchen (Bricht den Abgleich bzw. Importvorgang ab, ohne dass Daten übernommen werden.)
Alle abweichenden Werte aus Tabelle verwenden (Wenn es Abweichungen gibt (rot markiert), übernimmt Insurgo die Werte aus der hochgeladenen Datei.)
Alle abweichenden Werte aus Tabelle beibehalten (Hier bleibt der bereits in Insurgo gespeicherte Wert bestehen. Der Wert aus der Datei der Gesellschaft wird nicht übernommen.)
Häufige Fragen
1. Welche Felder werden beim Abgleich verglichen?
Beim Import vergleicht Insurgo folgende Felder, um Provisionseingänge abzugleichen:
FälligkeitsdatumVertragsnummerGesamtbetragGesellschaftVersicherungskategorieVertragsnameVertragsbeginnVertragsablaufBruttobeitragNettobeitragVersicherungssteuer
2. Welche Spalten muss meine Datei enthalten (Pflichtfelder)?
Damit ein Abgleich funktioniert, muss deine Datei diese drei Pflichtfelder enthalten:
FälligkeitsdatumVertragsnummerGesamtbetrag
3. Wann wird ein Eintrag gefunden?
Ein Eintrag wird zugeordnet, wenn sowohl Vertragsnummer als auch Fälligkeitsdatum exakt übereinstimmen.
4. Was ist, wenn es bei einem Vertrag an einem Fälligkeitsdatum mehrere Eingänge gefunden werden?
Wenn mehrere Eingänge für denselben Vertrag und dasselbe Fälligkeitsdatum existieren, zeigt das System beim Abgleich einen entsprechenden Hinweis an. Für den Abgleich wird nur der erste passende Eintrag mit dem betreffenden Fälligkeitsdatum verwendet.