Das Abrechnungsmodul ist eine Funktion, die es Dir ermöglicht, erwartete Provisionen einzusehen, tatsächliche Provisionseingänge zu erfassen und abzugleichen, sowie Abrechnungen für (Unter-)Vermitter zu erstellen.

Wenn diese Funktion für Deine Subdomain freigeschaltet ist, findest Du sie im Seitenmenü bei „Provisionen“.

Standardmäßig ist die Funktion nur für Admins aktiv. Um sie auch für Mitarbeiter freizuschalten, musst du diesen die entsprechende Berechtigung erteilen (Administration > Benutzer > 3-Punkte-Menü > Bearbeiten > Tab "Einstellungen" > "Darf Provisionsmodul benutzen" aktivieren und dann "Speichern"):

Das Abrechnungsmodul ist aufgeteilt in 4 Bereiche (Provisionserwartungen, Provisionseingänge, Abrechnung, Archiv). Jeder dieser Bereiche hat einen eigenen Tab.

Im Folgenden werden die Bereiche und ihre Funktionsweisen genau beschrieben.

Vorher schauen wir uns jedoch noch die Untervermittler-Verwaltung an:

Untervermittler

Untervermittler sind die Mitarbeiter oder Außendienstler, die für die Vermittlung einen bestimmten Anteil der Provision erhalten. Standardmäßig wird als berechtigter Untervermittler der Kundenverantwortliche gewählt. Wenn ein Vertragsverantwortlicher festgelegt wurde, wird dieser standardmäßig als berechtigter Untervermittler gewählt. Untervermittler können für jede Provisionserwartung manuell angepasst werden.

Um die korrekten Werte ermitteln zu können, müssen in Insurgo die Untervermittler mit Ihrem Anteil an der Courtage hinterlegt werden. Klicke dafür zunächst auf die Untervermittler-Einstellungen (Symbol mit dem Männchen und Zahnrad oben rechts). Nun öffnet sich ein Popup. Hier siehst Du eine Liste deiner Untervermittler.

Um neue Vermittler anzulegen, klicke auf den Button „Vermittler hinzufügen“.

Wähle dann aus dem Dropdown zunächst den entsprechenden Mitarbeiter oder Außendienstler aus. Gib dann für die Abschlusscourtage, Bestandscourtage und Dynamikcourtage jeweils den Prozentsatz ein, den der Vermittler vom Makleranteil erhält. (Nicht den Courtagesatz des Zahlbeitrags, sondern den Anteil an der Courtage des Maklers.)

Wenn der Vermittler einen bestimmten Courtagesatz nicht erhält, lasse dieses Feld leer.

Zudem kannst Du optionale Kontaktinformationen, z. B. die Bankdaten für den Vermittler hinterlegen. Bestätige mit „Speichern“.

Über das Löschen-Symbol kannst Du Vermittler löschen. Über das Stift-Symbol kannst du Vermittler nachträglich bearbeiten.

Provisionserwartungen

Provisionserwartungen sind unbestätigte, zu erwartende Provisionseingänge.

Provisionserwartungen erstellen

Damit eine Provisionserwartung erstellt werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • der Vertrag muss mit einem Produkt verknüpft sein

  • beim Vertrag müssen die Felder Beginn, Ablauf und Hauptfälligkeitsdatum ausgefüllt sein

  • beim Vertrag im Reiter "Provisionen" muss das Feld Bewertungssumme ausgefüllt sein (dieses kann manuell angepasst werden)

Sind diese Bedingungen erfüllt, gibt es 2 Wege, um Provisionserwartungen zu erstellen:

Weg 1: Manuell

Um Provisionserwartungen manuell zu erstellen, öffne einen Vertrag, gehe dann beim Vertrag in den Tab „Provisionen“, klicke auf „Provisionserwartungen erstellen“ und bestätige die Eingabe. Die Provisionserwartungen werden jetzt erstellt. Wenn sich im Vertrag ein provisionsrelevanter Wert ändert, wird die Provision in den Provisionserwartungen aktualisiert.

Weg 2: Automatisch

Wenn die automatischen Provisionserwartungen aktiviert sind, musst Du nicht für jeden Vertrag manuell Provisionserwartungen erstellen.

Gehe dazu in den Administrationsbereich > Konto > Provisionen und aktiviere die Option „Provisionserwartungen automatisch erstellen“. Bestätige mit „Übernehmen“.

Die Provisionserwartungen werden bei neuen Verträgen jetzt automatisch erstellt. Die Provisionserwartungen für bestehende Verträge sollten in Kürze im Provisionsmodul erscheinen. Wenn sich im Vertrag ein provisionsrelevanter Wert ändert, wird die Provision in den Provisionserwartungen aktualisiert.

Sortieren und filtern

Die Liste der Provisionserwartungen ist nach Fälligkeitsdatum sortiert (älteste oben). Zudem ist standardmäßig ein Filter aktiv, der die Provisionserwartungen so filtert, dass nur die Provisionserwartungen innerhalb der nächsten 30 Tage angezeigt werden.

Du kannst die Liste auch selbst filtern und sortieren nach Fälligkeitsdatum, Gesellschaft und Vermittler. Um die ungefilterte Liste aller Provisionserwartungen zu sehen, klicke beim Filter auf "Zurücksetzen".

Detailansicht und Werte ändern

Jede Provisionserwartung kann durch Anklicken geöffnet werden. Du siehst dann weitere Informationen und kannst per Klick auf den Vertragsnamen direkt zum Vertrag springen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, die Vermittler der Provisionserwartung zu ändern und die Provision anzupassen.

Buchen

Wenn eine Provisionserwartung korrekt ist, kannst Du diese „festschreiben“ bzw. buchen. Klicke dafür auf den Button „Buchen“ rechts in der Zeile.

Über die Checkboxen kannst Du auch mehrere Provisionserwartungen auswählen, auf das Buchen-Symbol über der Tabelle klicken und dann buchen:

Provisionseingänge

Provisionseingänge sind gebuchte Provisionserwartungen. Sie dienen als Grundlage für die Abrechnungserstellung und zeigen die tatsächlich „bestätigten“ Provisionen. Auch hier gibt es eine Detailansicht (durch Klicken auf den entsprechenden Provisionseingang) – Provisionseingänge können jedoch nicht mehr verändert werden.

Abrechnung

Im Tab Abrechnung kannst Du in 3 Schritten PDF-Abrechnungen für deine Untervermittler erstellen:

Schritt 1

Wähle den Vermittler aus, für den eine Abrechnung erstellt werden soll.

Schritt 2

Wähle in der Tabelle die Provisionseingänge per Checkbox aus, die in der Abrechnung erscheinen sollen. Du kannst die Tabelle auch nach Datum und Gesellschaft filtern. Außerdem kannst Du bereits abgerechnete Provisionseingänge mit anzeigen lassen. Unter der Tabelle wird Dir der aktuelle Gesamtbetrag angezeigt, der auf der Abrechnung erscheinen wird.

Schritt 3

Wenn Du per Checkbox die gewünschten Provisionseingänge ausgewählt hast, kannst Du auf den Button „Erstellen“ klicken.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du die Bezeichnung anpassen, Dir eine Vorschau ansehen und die Abrechnung erstellen kannst.

Bestätige mit „Speichern“. Die Abrechnungs-PDF kann nun direkt heruntergeladen oder im Archiv aufgerufen werden.

Die Abrechnung enthält ein individuelles Deckblatt und eine Tabelle mit folgenden Spalten:

  • Fälligkeitsdatum

  • Gesellschaft

  • Versicherungskategorie

  • Vertragsnummer

  • Kunde

  • Provisionsart

  • Provision

  • Anteil

  • Betrag

Archiv

Das Archiv ist eine Sammlung aller Abrechnungen. Du kannst vergangene Abrechnungen hier jederzeit aufrufen und herunterladen.

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