Das Abrechnungsmodul ist eine Funktion, die es Dir ermöglicht, erwartete Provisionen einzusehen, tatsächliche Provisionseingänge zu erfassen und abzugleichen, sowie Abrechnungen für (Unter-)Vermitter zu erstellen.

Wenn diese Funktion für Deine Subdomain freigeschaltet ist, findest Du sie im Seitenmenü bei „Provisionen“.

Standardmäßig ist die Funktion nur für Admins aktiv. Um sie auch für Mitarbeiter freizuschalten, musst du diesen die entsprechende Berechtigung erteilen (Administration > Benutzer > 3-Punkte-Menü > Bearbeiten > Tab "Einstellungen" > "Darf Provisionsmodul benutzen" aktivieren und dann "Speichern"):

Das Abrechnungsmodul ist aufgeteilt in 4 Bereiche (Eingänge, Buchungen, Abrechnung, Archiv). Jeder dieser Bereiche hat einen eigenen Tab.

Im Folgenden werden die Bereiche und ihre Funktionsweisen genau beschrieben.

Vorher schauen wir uns jedoch noch die Untervermittler-Verwaltung an:

Untervermittler sind die Mitarbeiter oder Außendienstler, die für die Vermittlung einen bestimmten Anteil der Provision erhalten.

Um die korrekten Werte ermitteln zu können, müssen in Insurgo die Untervermittler mit Ihrem Anteil an der Courtage hinterlegt werden. Klicke dafür zunächst auf Vermittler verwalten. Nun öffnet sich ein Popup. Hier siehst Du eine Liste deiner Untervermittler.

Um neue Vermittler anzulegen, klicke auf den Button „Vermittler hinzufügen“.

Wähle dann aus dem Dropdown zunächst den entsprechenden Mitarbeiter oder Außendienstler aus. Gib dann für die Abschlusscourtage, Bestandscourtage und Dynamikcourtage jeweils den Prozentsatz ein, den der Vermittler vom Makleranteil erhält. (Nicht den Courtagesatz des Zahlbeitrags, sondern den Anteil an der Courtage des Maklers.)

Wenn der Vermittler einen bestimmten Courtagesatz nicht erhält, lasse dieses Feld leer.

Zudem kannst Du optionale Kontaktinformationen, z. B. die Bankdaten für den Vermittler hinterlegen. Bestätige mit „Speichern“.

Über das Löschen-Symbol kannst Du Vermittler löschen. Über das Stift-Symbol kannst du Vermittler nachträglich bearbeiten.

Standardmäßig ist das Feld "Vermittler" im Vertrag leer. Du kannst es auf mehrere Wege ausfüllen:

Untervermittler können manuell eingetragen werden. Das kannst Du an verschiedenen Stellen machen:

Wenn Du nicht jeden Vermittler manuell setzen willst, kannst Du den Workflow Vertragsverantwortliche automatisch als Vermittler setzen aktivieren – die Vertragsverantwortlichen eines Vertrags werden dann automatisch als Vermittler festgelegt. Klicke dazu in der Seitenleiste auf Workflows und aktiviere den entsprechenden Worfkflow.

Du kannst auch nachträglich den Provisionseingängen mehrerer Verträge gleichzeitig Vermittler hinzufügen (bzw. entfernen).

Gehe dazu in die Vertragsliste und wähle die gewünschten Verträge per Checkbox aus.

Klicke dann auf das 3-Punkte Menü > Beiträge und Provisionen > Vermittler hinzufügen oder Vermittler entfernen.

Willst Du nur ausgewählten Provisionseingängen eines Vertrages Vermittler hinzufügen, so kannst Du dies auf Vertragsebene oder im Provisionsmodul (Seitenmenü > Provisionen) tun.

Der folgende Screenshot zeigt das Vorgehen auf Vertragsebene.

Eingänge sind unbestätigte, zu erwartende Provisionseingänge.

Damit ein Eingang erstellt werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

Sind diese Bedingungen erfüllt, gibt es 2 Wege, um Eingänge zu erstellen:

Weg 1: Manuell

Um Eingänge manuell zu erstellen, öffne einen Vertrag, gehe dann beim Vertrag in den Tab „Provisionen“, klicke auf „Eingänge erstellen“ und bestätige die Eingabe. Die Eingänge werden jetzt erstellt. Wenn sich im Vertrag ein provisionsrelevanter Wert ändert, wird die Provision in den Eingängen aktualisiert.

Weg 2: Automatisch

Wenn die automatischen Eingänge aktiviert sind, musst Du nicht für jeden Vertrag manuell Eingänge erstellen.

Aktiviere dazu den Workflow „Eingänge automatisch erstellen“.

Die Eingänge werden bei neuen Verträgen jetzt automatisch erstellt. Die Eingänge für bestehende Verträge sollten in Kürze im Provisionsmodul erscheinen. Wenn sich im Vertrag ein provisionsrelevanter Wert ändert, wird die Provision in den Eingängen aktualisiert.

Sortieren und filtern

Die Liste der Eingänge ist nach Fälligkeitsdatum sortiert (älteste oben). Zudem ist standardmäßig ein Filter aktiv, der die Liste so filtert, dass nur die Eingänge innerhalb der nächsten 30 Tage angezeigt werden.

Du kannst die Liste auch selbst filtern und sortieren nach Fälligkeitsdatum, Gesellschaft, Vermittler und Vertrags-Tags. Um die ungefilterte Liste aller Eingänge zu sehen, klicke beim Filter auf "Zurücksetzen".

Jeder Eingang kann durch Anklicken geöffnet werden. Du siehst dann weitere Informationen und kannst per Klick auf den Vertragsnamen direkt zum Vertrag springen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, die Vermittler zu ändern und die Provision anzupassen.

Buchen

Wenn ein Eingang korrekt ist, kannst Du diesen „festschreiben“ bzw. buchen. Klicke dafür auf den Button „Buchen“ rechts in der Zeile.

Über die Checkboxen kannst Du auch mehrere Eingänge auswählen, auf das Buchen-Symbol über der Tabelle klicken und dann buchen:

Buchungen sind gebuchte Eingänge. Sie dienen als Grundlage für die Abrechnungserstellung und zeigen die tatsächlich „bestätigten“ Provisionen. Auch hier gibt es eine Detailansicht (durch Klicken auf die entsprechende Buchung) – Buchungen können jedoch nicht mehr verändert werden.

Im Tab "Abrechnung" kannst Du in 3 Schritten Abrechnungen (PDF und XLSX) für Deine Untervermittler erstellen:

Wähle den Vermittler aus, für den eine Abrechnung erstellt werden soll.

Wähle in der Tabelle die Buchungen per Checkbox aus, die in der Abrechnung erscheinen sollen. Du kannst die Tabelle auch nach Datum und Gesellschaft filtern. Außerdem kannst Du bereits abgerechnete Buchungen mit anzeigen lassen. Unter der Tabelle wird Dir der aktuelle Gesamtbetrag angezeigt, der auf der Abrechnung erscheinen wird.

Wenn Du per Checkbox die gewünschten Buchungen ausgewählt hast, kannst Du auf den Button „Erstellen“ klicken.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du die Bezeichnung anpassen, Dir eine Vorschau ansehen und die Abrechnung erstellen kannst.

Bestätige mit „Speichern“. Die Abrechnung kann nun direkt als PDF oder XLSX heruntergeladen oder im Archiv aufgerufen werden.

Die Abrechnung enthält ein individuelles Deckblatt und eine Tabelle mit folgenden Spalten:

Das Archiv ist eine Sammlung aller Abrechnungen. Du kannst vergangene Abrechnungen hier jederzeit aufrufen und herunterladen.