Mit Hilfe der Event-Funktion kannst du genau nachvollziehen, welche Workflows wann ausgeführt wurden – und welche Vorgänge dabei automatisch bearbeitet wurden.
Je nach Bedarf stehen dir zwei Ansichten zur Verfügung:
Du möchtest wissen, wann ein bestimmter Workflow ausgelöst wurde? → Nutze den Button „Events zeigen“ direkt im Workflow.
Du möchtest alle Events aller aktiven Workflows gesammelt sehen? → Wechsle in die Timeline und filtere nach dem Sachbearbeiter „Workflow“.
1. Events eines bestimmten Workflow einsehen
In der Workflow-Übersicht findest du bei jedem aktiven Workflow unten rechts den Button „Events zeigen“.
Die Zahl im Button zeigt dir, wie oft genau dieser Workflow bereits ausgelöst wurde.
Klickst du auf den Button, öffnet sich die Timeline gefiltert nur für diesen Workflow. Dort siehst du alle einzelnen Ausführungen inklusive Zeitstempel und Details.
2. Alle Workflow-Events gesammelt einsehen
Wenn du die komplette Übersicht aller Workflow-Ausführungen sehen willst, geh direkt im Menü links auf „Timeline“.
Im oberen Filter wählst du dann „Sachbearbeiter = Workflow“.
Dadurch werden sämtliche Events angezeigt, die durch alle aktiven Workflow ausgelöst wurden. Ideal, wenn du alle automatisierten Aktionen im Blick behalten möchtest.
Regeln für Erinnerungsmail-Workflows
Einige Workflows versenden automatisch Erinnerungsmails, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Hier findest du eine Übersicht der Erinnerungsmail-Workflows mit den Bedingungen und Uhrzeiten für den Versand:
Workflow | Bedingungen | Versendet um |
Erinnerungsmail Antrag eingereicht |
| 07:00 Uhr |
Erinnerungsmail Bestandsübertragung |
| 06:00 Uhr |
Erinnerungsmail Kündigungsbestätigung |
| 06:30 Uhr |
Erinnerungsmail offenes Angebot |
| 08:30 Uhr |
Erinnerungsmail ausstehende Sign-Unterschrift |
| 08:15 Uhr |
Erinnerungsmail ungelesene Chat-Nachricht |
| zwischen 7 und 22 Uhr ** |
* Der Workflow Erinnerungsmail ausstehende Sign-Unterschrift erkennt, welche Dokumente seit mind. 3 Tagen unverändert den Status wartend haben und sendet dann eine Erinnerungsmail an die Parteien, die noch nicht unterschrieben haben. Nach 3 weiteren Tagen (wenn der Status weiterhin unverändert wartend bleibt), wird eine zweite Erinnerungsmail gesendet. Danach wird keine weitere Erinnerungsmail gesendet.
** Der Workflow Erinnerungsmail ungelesene Chat-Nachricht prüft stündlich und erkennt ungelesene Chat-Nachrichten. Nach 24 Stunden versendet er eine E-Mail an den Kunden (auch bei mehreren ungelesenen Nachrichten wird nur eine Nachricht versendet).
Bei neuen, später erneut ungelesenen Nachrichten wird der Kunde wieder benachrichtigt.